Dalam pengiriman barang, keterlambatan menjadi hal yang sering terjadi. Hal ini disebabkan oleh banyak faktor seperti cuaca ekstrem, musibah, bencana alam, dan hal lain yang tidak bisa diperkirakan. Keterlambatan ini tentu akan menyebabkan kerugian bagi kedua belah pihak bukan? Nah. 

Untuk meminimalkan hal itu, sebagai penyedia jasa ekspedisi Anda tidak boleh diam saja dan mengiyakan semua komplain yang diberikan konsumen. Anda perlu melakukan tindakan dan aksi nyata untuk mempertahankan loyalitas konsumen dalam jangka panjang. Yuk simak solusi berikut ini untuk meredam komplain akibat keterlambatan kirim paket barang: 

1. Komunikasikan Dan Beri Penjelasan Mengenai Keterlambatan

Ketika barang yang Anda kirimkan mengalami keterlambatan sampai tujuan, Anda bisa komunikasikan dan beri penjelasan kepada pengirim. Komunikasi ini merupakan bentuk tanggung jawab Anda atas kepercayaan yang telah diberikan. 

Jangan menunda respons atau menghindari konsumen karena hal ini hanya akan memperburuk keadaan dan membuat mereka semakin kecewa. Akui keterlambatan Anda dengan jujur dan sampaikan alasan yang masuk akal sehingga bisa diterima dengan baik. Gunakan bahasa yang sopan dan profesional agar konsumen tetap merasa dihargai. 

2. Berikan Update Secara Berkala Mengenai Status Pengiriman 

Anda tidak boleh hilang setelah memberikan konfirmasi di awal, Anda tetap harus update terus menerus mengenai status pengiriman barang yang masih tertunda. Mengingat konsumen akan lebih tenang ketika mendapatkan update informasi terbaru tentang paket merdeka.

Pastikan untuk rutin mengecek status pengiriman melalui sistem tracking ekspedisi dan segera menginformasikan kepada pelanggan jika terdapat perubahan. Gunakan berbagai media komunikasi yang dimiliki seperti email, whatsapp, atau telepon untuk memastikan konsumen terhubung dan mendapatkan kabar terbaru. 

3. Tawarkan Kompensasi Jika Diperlukan 

Jika terjadi keterlambatan cukup lama dan konsumen merasa dirugikan, maka menawarkan kompensasi menjadi solusi efektif untuk meredam ketidakpuasan mereka. Kompensasi ini dapat berupa diskon untuk pembelian berikutnya, voucher cashback, gratis ongkir, atau bahkan hadiah kecil sebagai bentuk permintaan maaf. 

Dengan memberikan kompensasi, konsumen akan merasa dihargai dan menggunakan layanan Anda kembali di kemudian hari. Strategi ini sangat efektif untuk menjalankan bisnis Anda agar tetap terjaga meskipun ada kendala dalam kirim paket barang. 

4. Lakukan Evaluasi Dan Tingkatkan Sistem Pengiriman 

Untuk mencegah masalah keterlambatan kirim paket di masa mendatang, penting untuk melakukan evaluasi dan peningkatan sistem pengiriman. Salah satu langkah yang bisa diambil meningkatkan kecanggihan teknologi yang digunakan, metode pengiriman yang lebih bervariasi, dan SOP yang jelas dalam menangani keterlambatan. 

Jika memungkinkan, tawarkan opsi pengiriman lebih cepat seperti same day atau express delivery untuk konsumen yang membutuhkan. Dengan melakukan perbaikan sistem secara berkelanjutan, risiko keterlambatan bisa diminimalkan, dan tingkat kepuasan konsumen pun meningkat. 

Itulah beberapa solusi yang bisa Anda terapkan untuk meredam konsumen yang kena keterlambatan kirim paket barang di jasa ekspedisi Anda. Lakukan dan jaga loyalitas konsumen untuk keberlangsungan bisnis di masa mendatang. Yuk terapkan!